ارسال 'گزارش هزینه‌کرد 40 درصد و اسناد هزينه كرد باقيمانده  پژوهانه فقط در 3 نوبت انجام می‌شود. در هر يك از این موارد، اسناد هزینه‌کرد ارائه شده ميبايست منطبق با معیار‌های مد نظر معاونت اداري مالي  باشند.

با توجه به آخرين تغييرات شيوه ­نامه، پرداخت ميزان 40 درصد از كل پژوهانه پس از امضاي قرارداد به حساب پژوهانه متقاضي واريز خواهد شد. براي تسويه حساب اين مبلغ مي بايست مراحل زير انجام گيرد:

1-  پس از ورود به سامانه SESS، در قسمت درخواست ثبت هزينه، موضوع  هزينه كرد چهل درصد پژوهانه انتخاب و موارد هزينه كرد هر سال مطابق مفاد آيين نامه پژوهانه در قسمت شرح كالا و... ثبت گردد​.

2-  در قسمت اسناد هزينه درخواست ثبت شده را انتخاب نموده و پس از گزارش گيري، فرم درخواست پرداخت هزينه هاي پژوهشي از محل پژوهانه را پرينت نماييد.

3- فرم مربوطه توسط عضو هيئت علمي امضا شده و پس از تاييد و امضاي معاون پژوهش و تحصيلات تكميلي دانشكده، به مديريت امور پژوهشي ( كارشناس گرنت) ارسال گردد.

• در صورتي كه مبلغ 40 درصد جهت خريد تجهيزات غير مصرفي(اموالي) و يا دستگاههاي مورد نياز اعضا هزينه شده، مي بايست فاكتور مربوطه پس از رويت و مهر توسط انبار دار به همراه يك برگ خروج كالا از انبار ضميمه مدارك شود تا جهت درج برچسب اقدام گردد. 
• پس از ارسال مدارك مذكور به مديريت امور پژوهشي دانشگاه و تاييد آن ها توسط اين مديريت، مبلغ 60 درصد با قيمانده آزاد مي گردد.
•  ساير هزينه كردهاي انجام شده مطابق با شيوه نامه پژوهانه، پس از ثبت در سامانه SESS وارسال فاكتورها و اسناد مثبته و تاييد معاونت پژوهشي و فناوري دانشگاه، قابل پرداخت خواهد بود.

فاکتور خدمات پژوهشی (آنالیز نمونه، ویراستاری و...)، شرکت در همایش ها و مواد مصرفی خریداری شده به تائید و امضاء معاونت پژوهشی و تحصیلات تکمیلی دانشکده رسانده شود.

مواد غیر مصرفی (تجهيزات)، به همراه کالای خریداری شده، به انبار مرکزی دانشگاه ارائه و پشت فاکتورها به امضای مسئول انبار مرکزی رسانده شوند.

با توجه به این راهنما و ورود به سامانه SESS مدارک درخواست را تنظیم نمایید.

کلیه اقلام فاکتور‌های مربوط به خرید خدمات و کالاهای مصرفی را در یک فرم درخواست پرداخت هزینه های پژوهشی از محل اعتبار پژوهشی (یک نسخه) و کلیه اقلام غیر مصرفی (اموالی) را در چهار نسخه از این فرم وارد و به همراه فاکتور‌ها  به معاونت پژوهشی تحصیلات تکمیلی دانشکده تحویل دهید. (فرم مواد مصرفی و غیر مصرفی جدا باشد). در مورد فاکتورهای غيرمصرفي ( اقلامي كه مي بايست برچسب امين اموال داشته باشند )،  یک نسخه برگ خروج کالا از انبار (که در اختیار دانشکده ها قرار دارد)  با امضاي متقاضي  ضمیمه فرمائید.

توجه داشته باشید که در هر مرحله، پیش از دریافت و کنترل مدارک دستی، اقدامی بر روی درخواست‌های دریافت شده از سامانه SESS انجام نمی‌شود و در هر دو مرحله ارسال دستی فاکتورها و وارد کردن آنها در سیستم SESS باید همزمان انجام شود. تمامی موارد هزینه کرد، اعم از خرید ها و شرکت در همایش ها و .... را در یک فرم واحد وارد کنید.

مدارک دریافت شده در صورت تایید توسط معاونین پژوهشی دانشکده ها، به کارشناس محترم گرنت (آقای رئیسی) تحویل داده می‌شوند تا روند ارسال اسناد به تدارکات دانشگاه و پرداخت مبالغ انجام شود.

در صورت نیاز به استفاده از بودجه پشتیبان پژوهشی جهت خرید وسایل آزمایشگاهی و کارگاهی غیر‌مصرفی (حداکثر به میزان آورده عضو هیئت علمی از محل گرنت)، در هنگام درخواست ثبت هزینه، ردیف "گرنت پشتیبان (خرید دستگاه و و سایل غیر مصرفی با امکان استفاده عمومی" را انتخاب کنید و مبلغ کل دستگاه را وارد نمائید. در اینصورت، 50 درصد از مبلغ کل، از گرنت شما کسر می شود و 50 درصد بقیه از اعتبارات معاونت پژوهشی. هدف از تخصیص بودجه پشتیبان، کمک به خرید وسایل غیر مصرفی است که جهت استفاده عضو هیئت علمی و سایر همکاران، در کارگاه ها یا آزمایشگاه ها مستقر می شود.( گرنت پشتيبان فقط درصورت موافقت معاون اداري مالي دانشگاه  قابليت اجرا دارد).

در صورت پرداخت هزینه دستیار پژوهش به دانشجو، فیش واریزی را به همراه فرم درخواست پرداخت هزینه های پژوهشی از محل اعتبار پژوهشی تکمیل و ارسال فرمایید.

مدارک مربوط به شرکت در همایش‌ها یا کارگاه‌ها را با توجه به توضیحات ارائه شده در فرایندهای مربوطه، همراه با سایر مدارک هزینه کرد (و در همان فرم) ارسال نمائید. پرداخت هزینه های شرکت در همایش، منوط به این است که فرم ها و مدارک، قبل و بعد از شرکت در همایش به صورت اتوماسيوني ارسال شده باشد.

در صورت پرداخت هزینه عضویت در مجامع بین المللی و شرکت در همایش ها و هزینه چاپ مقالات به صورت آنلاین، علاوه بر مدارک پرداخت، فرم صورتجلسه پرداخت الکترونیک نیز تکمیل و پس از مهر و امضاء رئیس دانشکده همراه مدارک ارسال شود.

در صورت پرداخت هزینه چاپ مقالات یا شرکت در همایش های داخلی به صورت واریز بانکی، اصل فیش واریز شده را ارسال فرمائید.